Et si on se donnait les moyens de ne plus “subir” nos réunions ?
On connaît tous et toutes ces moments de réunions qui débordent, des discussions qui tournent en rond, des décisions floues, …
Et pourtant ces séances réunissent des personnes engagées, compétentes, volontaires !
Peut-être qu’une première prise de conscience serait de se dire … Animer un comité bénévole, ce n’est pas “juste” réunir des gens motivés et vivre des séances dynamiques, ce n’est pas forcément « naturel ».
Pour se donner des conditions de réussites il est nécessaire de prendre conscience de nos fonctionnements, de préparer un ordre du jour, de préparer l’animation, la prise de note du PV, … L’intelligence collective fonctionne vraiment, si on s’en donne les moyens.
Et ça, ça demande un peu d’organisation, de la rigueur, du bon sens, de l’écoute et du cœur à l’ouvrage.
Ci-dessous on vous partage des exemples de rôles tournants à se partager en début de séance, en fonction des enjeux de la réunion, du nombre de participant.e.s …
Un levier simple (et puissant) : les rôles tournants
Mettre en place des rôles en début de séance, c’est transformer en profondeur la dynamique du groupe.
Attention : ca ne se suffit pas. Il faut incarner ces rôles, distinguer le rôle de la personne malgré tout et s’engager à une volonté commune. Car pour vivre une amélioration de vos réunions il ne faut pas se contenter de repeindre le vieux papier peint, il va falloir l’enlever et préparer le mur avant de repeindre. Les rôles sont là pour aider, pour ritualiser, pour prendre conscience, pour permettre une co-responsabilité, répartir la charge de travail.
Pourquoi ?
- Parce que ça partage la responsabilité
- Parce que ça structure sans rigidifier
- Parce que ça rend chacun·e acteur.rice du bon déroulé
Vous trouverez 5 idées de rôles, vous pouvez en inviter d’autre, en fonction de vos besoins, en fonction de ce que vous observez durant vos séances : est-ce que vous vous comprenez, est-ce qu’en fin de séance vous avez eu l’impression d’avoir avancé ? D’avoir pris des décisions claires ? De comprendre qui est en charge de quoi ? Et durant la séance : est-ce que les échanges ont été fluides ? Dynamiques ? Tout le monde a eu l’espace de participer et de donner son avis, de contribuer ?
Le·la Facilitateur·rice
Tient le cadre global de la réunion et permet à tout le monde de s’exprimer.
Clarifie l’objectif, rappelle l’ordre du jour, enchaîne les séquences et veille à ce que la réunion serve ce pour quoi elle existe. Il.elle ne décide pas à la place du groupe.
Le·la Gardien·ne du temps
Protège le temps comme une ressource collective.
Annonce les durées, alerte quand un temps est dépassé, propose de trancher, reporter ou ajuster.
Il.elle n’accélère pas le fond, mais protège le rythme.
Le·la Scribe
Capte la mémoire utile du groupe et s’assure que les décisions sont explicites.
Prend des notes claires, synthétiques, orientées décisions, points ouverts et actions.
Pas de verbatim inutile : ce qui compte, c’est ce qui servira après la réunion.
Le·la Pousse-décision
Empêche le groupe de rester bloqué dans le flou. C’est un filet de sécurité pour que le groupe ne se perde pas dans des discussions interminables.
Repère les moments où “on en sait assez pour décider” et invite le groupe à trancher : décider, tester, reporter ou renoncer donc il.elle repère aussi les moments où il faut agender un autre rdv pour pouvoir traiter le sujet ou les sujets émergents.
Le·la Gardien·ne du sujet
Protège le focus, évite les disgressions et intervient quand une discussion sort de l’ordre du jour :
“C’est intéressant, mais hors du cadre. On le note et on revient à l’objectif.”
Sans jugement, sans débat.